Que levante la mano el director de proyecto que no haya sentido una incómoda sensación en la base del estómago cuando en una reunión de seguimiento, sin venir a cuento y fuera de todo contexto alguien ha lanzado una pregunta genérica acerca de “las fechas”.

Como ya habíamos comentado previamente en este blog, un proyecto se ejecuta para cambiar una situación presente del cliente o promotor de dicho proyecto. Realizamos una inversión que esperamos recuperar en la nueva posición obtenida como resultado de su correcta ejecución.

Por muy ambiciosos que sean nuestros objetivos, no nos libramos de las cuatro restricciones en constante competencia en la gestión de un proyecto: alcance, recursos, calidad y tiempo. En mis conferencias sobre gestión de proyectos paso más de la mitad de la sesión hablando sobre el gráfico que se puede ver más abajo. Tengo la idea tan incorporada en mi gestión del día a día que me ha llegado a parecer trivial.

Quizá por ese motivo, cuando he recibido yo la pregunta sobre “las fechas” sin haber hablado primero de “el alcance” o “la calidad” o si quiera “el coste” me pregunto el tipo de razonamiento que sigue la persona que emite la pregunta.

recursos-tiempo-alcance-calidadDefinir el alcance de un proyecto es una tarea muy dura. Un proyecto es por definición algo nuevo, que no se ha hecho antes. Conseguir un pedazo de papel donde se encuentren descritos todos los entregables en un lenguaje del cual todos entendamos lo mismo requiere un gran esfuerzo de comunicación entre todos los participantes. Hay aproximaciones un poco diferentes, como los métodos ágiles, pero tampoco es que hayan servido para erradicar el problema de la definición del alcance, ya que ni si quiera todos los participantes entienden lo mismo por un proyecto ágil.

Definir la calidad es si cabe más complicado aún. Se necesitan definir pruebas y métricas en un momento anterior a la finalización del proyecto, describiendo situaciones hipotéticas que en muchos casos no se van a producir, y omitiendo otras que aparecerán después como sorpresas ingratas.

Por no hablar de los costes. Son comunes las explicaciones de costes de más de 50 páginas tras las cuales sigues sin tener muy claro por qué te están cobrando exactamente. Una estimación presupuestaria no deja de ser eso… una estimación. Tener un modelo de facturación flexible exige una negociación continua entre las partes basada en la confianza, e implica un esfuerzo considerable en comunicación y transparencia por ambas partes.

Para gestionar el tiempo del proyecto sólo hace falta un calendario. Una resta y una división y ya sabes el porcentaje de tiempo que ha pasado desde que comenzó el proyecto y el que falta hasta la fecha comprometida.

¿Qué nos está diciendo el gestor al que únicamente le interesa el tiempo? Que no va a preocuparse por los matices sobre el alcance o la calidad y que te apañes con el presupuesto que tienes.

Pero la creación de valor que trae consigo el éxito de un proyecto no depende del tiempo ni de los costes: depende fundamentalmente del alcance y la calidad de los entregables. El tiempo es una restricción, y en muchos casos muy importante: hay proyectos que dejan de ser rentables si no se consiguen antes de una fecha concreta.

En el momento en que el único driver de tu proyecto es el calendario, llega el momento de pararte a pensar en cual es el valor añadido que estás produciendo y quién va a sacar partido de él. Que levante la mano quien tenga la sangre fría para lograrlo.