(Viene de Definición de objetivos)

recursos-tiempo-alcance-calidadEl desarrollo de un proyecto supone un compromiso constante entre cuatro variables:

  • Recursos (coste)
  • Tiempo
  • Alcance
  • Calidad

El éxito o fracaso de un proyecto dependerá en gran medida del acierto en la estimación inicial de estos cuatro parámetros. Al igual que con los objetivos al gestor del proyecto le pueden llegar ya dados estos parámetros o puede que se solicite su estimación.

Al gestionar el día a día del proyecto hay que recordar constantemente que nada es gratis: no se puede modificar uno de los cuatro parámetros sin afectar a alguno de los otros tres. Los deseos de los clientes chocan a menudo con las leyes de la probabilidad. Al igual que al definir los objetivos, nos encontramos con una guerra entre lo deseable y lo posible.

Cuando las condiciones iniciales del proyecto se ven modificadas, surgen imprevistos o eventos que modifican de forma relevante los objetivos del proyecto el gestor tendrá que actuar sobre alguno de los cuatro parámetros. Algunos ejemplos:

Actuar sobre el alcance

  • Reducir alcance para evitar un retraso
  • Ampliar alcance para ganar/conservar un cliente
  • Crear una segunda fase del proyecto donde se entregue las peticiones menos prioritarias

como-quieres-tu-proyectoActuar sobre los costes

  • Si son cambios solicitados por el cliente hay que trasladarle los costes: nada es gratis. Regalar a los clientes ampliaciones unilaterales del proyecto es una estrategia que rara vez sirve para conservar a esos clientes. Cabe preguntarse si nos interesa ese tipo de cliente.
  • Si los cambios no son achacables al cliente, van contra nuestro margen. Hay que tratar de minimizarlos.

Actuar sobre la calidad

  • Normalmente la calidad se asume como absoluta. Casi siempre que hay que actuar sobre la calidad es para reducirla

Actuar sobre el tiempo

  • Negociar los retrasos con los clientes.
  • Los adelantos sobre la planificación generan pocos agradecimientos. Se pueden publicar u ocultar para utilizar ese tiempo en otras tareas que siempre existen pero para las que nunca encontramos el momento.

En el dibujo anterior podemos ver de forma muy esquemática los tipos de proyectos a los que puedes asipirar (para un mismo alcance) según tus preferencias sobre los otros tres parámetros.

En casi todos los proyectos hay un factor que prevalece sobre los demás. Es necesario conocer el nuestro para ser consecuentes con las implicaciones sobre el resto de factores.

Si vas a lanzar un cohete al espacio, debes asegurarte que todas las operaciones del  ordenador de vuelo pueden trabajar en el rango de números enteros que sabe tratar el procesador. En caso contrario puedes decir adiós a 370 millones de dólares en cuarenta segundos. Eso fue lo que le pasó al cohete Arianne 5 de la Agencia Espacial Europea. En un proyecto así la calidad es crucial.


Si por el contrario tu proyecto es la página web de una cafetería, las consecuencias de falta de calidad pueden ser mucho más modestas. En ese caso el tiempo en el que esté disponible la primera versión puede primar sobre la calidad.

Todos los clientes te dirán que la cálidad y el alcance deben ser máximas y el coste y el tiempo de entrega mínimos. Si están firmemente convencidos entonces nunca tendrán su proyecto porque en la intersección de esos cuatro círculos está el conjunto vacío. También es trabajo del gestor del proyecto plantear un proyecto que encaje en alguna combinación de los cuatro parámetros.

Como gestor, debes conocer el enfoque de todos los participantes en el proyecto y elaborar tus escenarios de tiempo / coste / alcance / calidad. Estos escenarios pueden cambiar a lo largo de la vida del proyecto, por eso es muy importante comunicar los cambios cuando se produzcan y hacer un seguimiento transparente del proyecto. Cualquier alternativa pasará tarde o temprano por alguna opción menos deseable como generar expectativas imposibles o esconder los problemas de la vista del cliente con la esperanza de que nunca afloren.

Lo más importante a la hora de tomar decisiones de gestión es que estén basadas en la realidad presente. En lo que hay y no en lo que podría haber o tendría que haber sido. Recibiremos muchas peticiones para montar en el DeLorean y resolver en el presente problemas del pasado. Desgraciadamente la trilogía sólo existió para el cine.